Conditions d'utilisation

1. Parties et acceptation

Les présentes conditions générales d'utilisation (les « Conditions ») s'appliquent à l'accès au site public safecabinet.ca et à l'utilisation de la plateforme SAFE (la « Plateforme »), exploitées par SAFE Cabinet inc., société constituée au Québec (« SAFE », « nous »).

Le cabinet d'avocats ou l'organisme professionnel qui souscrit à la Plateforme est désigné comme le « Client ». Les utilisateurs autorisés par le Client (avocats, assistantes, comptabilité, administration) sont désignés comme les « Utilisateurs ».

En créant un compte, en signant un bon de commande, en activant un abonnement ou en utilisant la Plateforme, le Client confirme avoir lu, compris et accepté ces Conditions, qui forment, avec le bon de commande applicable et la politique de confidentialité, l'intégralité du contrat liant les parties.

2. Autorité de lier le cabinet

La personne qui accepte les présentes Conditions au nom du Client déclare disposer de l'autorité requise pour engager juridiquement son cabinet. À défaut, elle ne doit pas accepter ces Conditions ni utiliser la Plateforme. Les obligations souscrites lient le Client et non personnellement la personne signataire, sauf engagement personnel exprès.

3. Description du service

SAFE est une plateforme infonuagique de gestion administrative pour cabinets d'avocats. Elle comprend, dans des proportions susceptibles d'évoluer :

la gestion de dossiers, clients, échéances et documents ;
la facturation (brouillons, factures validées, paiements, paiements partiels, intérêts, relances) ;
la tenue d'un compte en fidéicommis avec relevés mensuels en mode append-only (voir section 7) ;
la tenue d'un journal général comptable, également append-only ;
des outils d'aide à la conformité réglementaire (B-1 r.5 au Québec, By-Laws de la LSO en Ontario, équivalents dans les autres provinces) ;
des fonctions assistées par intelligence artificielle, notamment la classification automatique de documents, fournies à titre de suggestion soumise à validation humaine.

La Plateforme est fournie « telle qu'elle est », dans l'état où elle se trouve à la date d'utilisation. Les fonctionnalités peuvent évoluer, être ajoutées, modifiées ou retirées sans qu'une fonction donnée puisse être considérée comme un engagement contractuel permanent.

4. SAFE n'est pas un service de conseil

SAFE est un outil technologique. SAFE ne fournit aucun conseil juridique, fiscal, comptable, déontologique ou réglementaire. Les libellés, modèles, suggestions de classement, alertes, signaux et rapports affichés sont des aides à la décision : leur interprétation, leur validation et leur application relèvent de l'Utilisateur et, en dernier ressort, de l'avocat responsable.

Aucune décision produisant des effets juridiques significatifs au sens de l'article 12.1 de la Loi 25 n'est prise par la Plateforme à propos d'une personne physique. Les fonctionnalités assistées par IA n'exécutent pas d'action automatisée sans validation par un Utilisateur.

5. Éligibilité, comptes et rôles

L'utilisation de la Plateforme est réservée aux professionnels du droit membres en règle d'un barreau canadien, à leur cabinet et au personnel autorisé par celui-ci.
Les comptes sont nominatifs et personnels. Le partage d'identifiants entre plusieurs personnes physiques est interdit.
La Plateforme repose sur un système de rôles applicatifs (administrateur du cabinet, avocat, assistante juridique, comptabilité) que le Client attribue, modifie et révoque sous sa propre responsabilité.
Le Client est responsable de toute activité effectuée à partir de ses comptes et doit signaler sans délai à jeremie@safecabinet.ca toute compromission soupçonnée.

6. Obligations du Client

Le Client demeure exclusivement responsable :

de l'exactitude et de la complétude des données saisies (identités, coordonnées, écritures comptables, mouvements de fidéicommis, factures, libellés) ;
de la supervision des accès, des rôles attribués et de l'activité de ses Utilisateurs ;
de la validation humaine des sorties produites par la Plateforme avant tout dépôt réglementaire, communication à un client final ou décision opérationnelle (factures envoyées, relevés de fidéicommis, rapports, classifications de documents, suggestions IA) ;
du respect de ses propres obligations envers ses clients : mandat, secret professionnel, conflits d'intérêts, devoir de compétence et de surveillance ;
du respect des règles applicables à sa pratique (Code de déontologie, règlements et règles de comptabilité de son barreau, obligations fiscales, obligations en matière de lutte au blanchiment).

Les outils d'aide à la conformité fournis par la Plateforme sont des aides opérationnelles, pas une garantie ni une attestation de conformité. La conformité ultime demeure une obligation professionnelle personnelle de l'avocat.

7. Mode append-only de la comptabilité et du fidéicommis

Le journal général, le journal de fidéicommis et l'historique de facturation fonctionnent en mode append-only : les écritures, transactions et factures validées ne peuvent être ni modifiées ni supprimées. Une correction prend la forme d'une contre-écriture ou d'une note de crédit datée et tracée, conservant l'intégralité de l'historique.

Cette doctrine, alignée sur les attentes des barreaux et des vérificateurs, fait partie intégrante du service. Elle ne peut être désactivée à la demande du Client.

8. Usages interdits

Le Client et ses Utilisateurs s'engagent à ne pas :

contourner les contrôles d'accès, le système de rôles ou le cloisonnement multi-cabinet ;
tenter de rétro-ingéniérer, décompiler ou copier la Plateforme, sauf dans la mesure où la loi l'autorise impérativement ;
extraire massivement les données par des moyens automatisés non documentés (le Client peut en revanche exporter ses propres données via les fonctions prévues à cet effet) ;
déposer dans la Plateforme des contenus illicites, diffamatoires, contrefaits, frauduleux, ou des données qui ne sont pas raisonnablement nécessaires à l'exécution d'un mandat ;
utiliser la Plateforme pour blanchir des fonds, financer des activités illicites, ou contourner des obligations de vigilance et de signalement ;
se servir de la Plateforme dans le but de proposer un service concurrent à SAFE.

Le Client est responsable des contenus qu'il dépose dans la Plateforme. SAFE n'exerce aucune surveillance éditoriale active mais peut, sur signalement crédible ou décision d'une autorité, restreindre l'accès à un contenu manifestement illicite.

9. Propriété et utilisation des données du Client

Le Client conserve la pleine propriété des données qu'il dépose dans la Plateforme (dossiers, écritures, transactions, factures, documents, registres). SAFE ne revendique aucun droit de propriété sur ces données et ne les commercialise pas.

SAFE traite ces données exclusivement pour fournir, sécuriser, maintenir et améliorer le service au profit du Client, dans les conditions précisées par la politique de confidentialité.

Données du Client et IA : les données du Client ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle généralistes au bénéfice de tiers. Lorsque la Plateforme appelle un modèle tiers (par exemple pour la classification de documents), seules les données strictement nécessaires sont transmises, dans les conditions des fournisseurs concernés.

À la résiliation, le Client dispose d'une période de quatre-vingt-dix (90) jours pour exporter ses données via les fonctions d'export prévues. Au-delà, et sauf obligation légale plus longue, SAFE supprime les données conformément à sa politique de conservation.

10. Propriété intellectuelle de la Plateforme

La Plateforme, son code, son interface, ses gabarits, ses identifiants visuels, ses bases de connaissance et sa documentation sont la propriété exclusive de SAFE et sont protégés par les lois canadiennes sur la propriété intellectuelle.

SAFE concède au Client une licence non exclusive, non cessible, révocable et limitée à l'utilisation de la Plateforme pour les besoins internes du cabinet, pendant la durée de l'abonnement. Sont notamment interdits : la copie, la redistribution, la sous-licence, l'intégration dans un service concurrent et l'utilisation à des fins debenchmark public sans accord écrit préalable.

Retours et suggestions : si le Client transmet à SAFE des suggestions ou retours d'expérience, SAFE peut les utiliser librement pour améliorer le service, sans rémunération ni obligation, tout en respectant la confidentialité des données du Client.

11. Services tiers et sous-traitants

Pour fournir le service, SAFE recourt à des sous-traitants techniques (notamment hébergement applicatif, base de données, traitement des paiements, courriel transactionnel, modèles d'intelligence artificielle pour les fonctions assistées). La liste des principaux sous-traitants figure dans la politique de confidentialité et peut évoluer.

La Plateforme peut renvoyer vers des services tiers (par exemple un widget de prise de rendez-vous). L'utilisation de ces services tiers est régie par leurs propres conditions et politiques ; SAFE n'en est pas responsable.

12. Disponibilité, maintenance et incidents

SAFE déploie des efforts commercialement raisonnables pour offrir un service stable et sécurisé sur une infrastructure infonuagique située au Canada. Aucun engagement chiffré de disponibilité n'est consenti par les présentes ; un éventuel SLA chiffré ne pourra résulter que d'un avenant signé.

Les fenêtres de maintenance planifiée font l'objet, dans la mesure du possible, d'un préavis raisonnable. SAFE peut également effectuer des interventions d'urgence sans préavis lorsque la sécurité, l'intégrité des données ou la stabilité du service l'exigent.

En cas d'incident significatif affectant le service, SAFE en informe le Client dans des délais raisonnables. Les modalités relatives aux incidents de confidentialité sont précisées dans la politique de confidentialité.

13. Tarifs, taxes et paiement

Les frais d'abonnement sont indiqués dans le bon de commande ou dans la grille tarifaire en vigueur.
Sauf mention contraire, les prix sont en dollars canadiens (CAD) et n'incluent pas la TPS, la TVQ ni les autres taxes applicables, qui s'ajoutent au montant facturé.
La facturation est mensuelle ou annuelle selon le plan choisi ; le paiement est traité par un processeur certifié.
En cas de retard de paiement, SAFE peut, après avis adressé au Client, suspendre l'accès à la Plateforme jusqu'à régularisation. Le Client demeure redevable des sommes échues pour la période de suspension.
SAFE peut faire évoluer ses tarifs avec un préavis écrit raisonnable, généralement d'au moins trente (30) jours. Les conditions tarifaires « fondateurs » applicables sont précisées au bon de commande ; à défaut, elles ne sont pas opposables à SAFE.

14. Durée, résiliation et suspension

L'abonnement est consenti pour la durée prévue au bon de commande, et reconduit tacitement par périodes équivalentes, sauf résiliation préalable par l'une des parties.
Résiliation par le Client : à tout moment depuis l'espace administrateur ou par courriel adressé à jeremie@safecabinet.ca. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours, sans remboursement prorata, sauf disposition particulière du bon de commande ou du droit applicable.
Résiliation par SAFE : en cas de manquement grave du Client (notamment défaut de paiement persistant, usage frauduleux, atteinte à la sécurité, utilisation manifestement contraire à la loi ou aux présentes Conditions), après mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours, ou immédiatement en cas de menace sérieuse pour le service ou pour des tiers.
Suspension préventive : SAFE peut suspendre temporairement l'accès à un compte présentant un risque de sécurité avéré, le temps d'une investigation, et en informe le Client dès que possible.
Effets de la résiliation : l'accès en lecture est, dans la mesure du possible, maintenu pendant une période raisonnable d'environ quatre-vingt-dix (90) jours pour permettre l'export.

15. Garanties limitées

SAFE garantit que la Plateforme est fournie avec un soin professionnel raisonnable, conforme à la description du service publiée et au cadre légal applicable.

Dans toute la mesure permise par la loi, aucune autre garantie n'est consentie, qu'elle soit expresse ou implicite, notamment quant à :

l'absence d'interruption ou d'erreur ;
l'adéquation à un usage particulier propre au Client ;
l'exactitude des résultats produits à partir de données saisies par le Client ou de classifications proposées par les fonctions IA ;
l'atteinte d'un objectif commercial, fiscal ou réglementaire spécifique du Client.

16. Limitation de responsabilité

Dans toute la mesure permise par la loi :

SAFE n'est pas responsable des dommages indirects, accessoires, spéciaux, punitifs ou consécutifs, ni de la perte de profits, de clientèle, de réputation ou de données, même si la possibilité en avait été signalée ;
la responsabilité totale cumulée de SAFE pour tout fait générateur, quelle qu'en soit la cause, est limitée au montant des frais d'abonnement effectivement payés par le Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur ;
SAFE n'est en aucun cas responsable d'une sanction disciplinaire, déontologique, administrative ou fiscale imposée au Client : ces conséquences relèvent de la responsabilité professionnelle de l'avocat utilisateur.

Aucune disposition des présentes Conditions n'exclut ni ne limite une responsabilité qui ne peut pas être limitée en vertu du droit applicable, notamment en cas de faute lourde, intentionnelle ou de fraude.

17. Indemnisation par le Client

Le Client s'engage à indemniser SAFE et à la tenir indemne de toute réclamation, plainte, procédure ou condamnation introduite par un tiers (incluant les clients du Client, ses anciens associés, des autorités professionnelles ou fiscales) lorsqu'une telle réclamation découle :

du contenu déposé par le Client ou ses Utilisateurs dans la Plateforme ;
d'un manquement du Client à ses obligations professionnelles ou réglementaires ;
d'un usage de la Plateforme contraire aux présentes Conditions ou au droit applicable.

Cette obligation s'applique sous réserve d'une notification raisonnable par SAFE et d'une possibilité raisonnable, pour le Client, de participer à la défense.

18. Force majeure

Aucune des parties ne sera responsable d'un manquement résultant d'un événement de force majeure, incluant notamment : défaillance d'un fournisseur d'infrastructure (hébergeur, fournisseur d'authentification, processeur de paiement, fournisseur de modèle d'IA), interruption d'Internet, attaque informatique massive non imputable à un défaut de diligence raisonnable, décision d'une autorité publique, catastrophe naturelle, conflit social ou pandémie. La partie concernée s'efforce raisonnablement d'atténuer les effets de l'événement.

19. Confidentialité

Chaque partie s'engage à préserver la confidentialité des informations qu'elle reçoit de l'autre dans le cadre de l'utilisation de la Plateforme. Les modalités de traitement des renseignements personnels figurent dans la politique de confidentialité, qui fait partie intégrante du contrat.

20. Cession

Le Client ne peut céder ni transférer ses droits et obligations au titre des présentes sans l'accord écrit préalable de SAFE. SAFE peut céder ses droits et obligations à un successeur en cas d'opération sur ses titres ou ses actifs, sous réserve que ce successeur s'engage envers le Client à un niveau de protection au moins équivalent.

21. Modifications des Conditions

SAFE peut faire évoluer les présentes Conditions pour refléter l'évolution du service, du cadre légal ou de ses sous-traitants. Toute modification substantielle est notifiée au Client par courriel ou via la Plateforme, dans un délai raisonnable, généralement d'au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur. Le Client qui refuse une modification substantielle peut résilier son abonnement sans frais avant l'entrée en vigueur de la nouvelle version. À défaut, l'utilisation continue de la Plateforme après cette entrée en vigueur vaut acceptation.

22. Divers

Indépendance des stipulations : si une disposition des présentes est jugée invalide, les autres dispositions demeurent pleinement applicables.
Absence de renonciation : le fait, pour SAFE, de ne pas se prévaloir d'un droit à un moment donné ne saurait valoir renonciation à ce droit.
Intégralité du contrat : les Conditions, le bon de commande applicable et la politique de confidentialité forment l'intégralité de l'accord et prévalent sur tout document antérieur.
Langue : les présentes sont rédigées en français ; toute version anglaise fournie l'est à titre de courtoisie. En cas de divergence, la version française fait foi.

23. Droit applicable et juridiction

Les présentes Conditions sont régies par les lois applicables dans la province de Québec et les lois fédérales du Canada qui s'y appliquent, à l'exclusion de leurs règles de conflit de lois. Tout litige relèvera de la compétence exclusive des tribunaux du district judiciaire de Montréal, sous réserve des dispositions impératives contraires applicables au Client.

24. Contact

Pour toute question relative aux présentes Conditions, à l'abonnement, à un incident ou à l'exercice des droits prévus à la politique de confidentialité :

SAFE Cabinet inc.
Courriel : jeremie@safecabinet.ca